Algorytm mrówkowy to technika rozwiązywania problemów zainspirowana działaniem mrówek, które w poszukiwaniu jedzenia poruszają się losowo, ale tylko do momentu, kiedy jedna z nich znajduje jedzenie i „oznacza” do niego drogę. Po pewnym czasie oznaczenie drogi jednak wygasa i mrówka szuka kolejnego źródła pokarmu. W efekcie chodzi o proces, w którym wszystkie mrówki wybierają najlepszą trasę, a jednocześnie następuje nieustanna optymalizacja drogi do źródła pokarmu.
Technologia wraz ze swoim postępem zawsze budziła niepokój. Obawiamy się, że jest ona dla nas zbyt skomplikowana, coraz bardziej niezależna, a przede wszystkim – że odbierze nam pracę. Z drugiej strony, nikt z nas dzisiaj nie funkcjonuje bez telefonu czy aplikacji loT. Internet rzeczy to obecnie jedna z najważniejszych technologii. Aplikacje loT są dostępne w urządzeniach kuchennych, samochodach, przekazują dane z termostatów na telefon.
W przemyśle i usługach technologia loT to platformy obliczeniowe w chmurze, dające dostęp do danych z dowolnego miejsca. umożliwiając raportowanie i podejmowanie decyzji biznesowych na bieżąco. Aplikacje wykorzystują algorytmy uczenia maszynowego do analizowania dużych ilości danych, zebranych z wielu źródeł. Korzystając z pulpitów informacyjnych i alertów w czasie rzeczywistym otrzymujemy informacje dotyczące wskaźników, statystyk czy czasu pracy.
Technologia, która pomaga
Wynik biznesowy jest efektem działań zarówno po stronie przychodów, jak i kosztów. Bez pierwszych nie wygenerujemy dochodu, brak kontroli drugich może sprawić, że potencjalny przychód zostanie wchłonięty przez wysoki poziom kosztów. Dlatego najważniejszym elementem prowadzenia hotelu jest uzyskanie rentowności, zarówno na poziomie obiektu, jak i poszczególnych departamentów. Fazą końcową natomiast jest weryfikacja naszej pozycji na rynku.
W jaki więc sposób wykorzystywać technologie, by wspierały nas w codziennej pracy? Przede wszystkim technologia to narzędzia, których zadaniem jest upraszczanie procesów, dostarczanie gotowych i elastycznych baz danych, zgłaszanie zmian. Bez przygotowania strategii, określenia budżetu i oczekiwań dotyczących wyników hotelu technologia nie wygeneruje zysku.
Scenariusze
Zaczynając od przychodów, w projektowaniu strategii revenue managementu mamy szereg znaków zapytania, na które warto odpowiedzieć. Efektem naszej pracy ma być przygotowanie scenariuszy zachowań, na bazie których program będzie podejmował kolejne kroki, biorąc pod uwagę zmiany sytuacji na rynku lub w samym obiekcie.
Scenariusze odwzorowują, jak zarządzamy cenami. Omówmy to na następującym przykładzie: na 15 dni przed przyjazdem gości mamy obłożenie na poziomie 50% i utrzymujemy cenę na poziomie 10% poniżej średniej konkurencji. Po przekroczeniu 55% chcielibyśmy jednak, by nasza cena była na poziomie średniej konkurencji. Jednak przy obłożeniu 80% nie bierzemy już pod uwagę ceny konkurencji, tylko analizujemy obłożenie hotelu, tempo przyrostu rezerwacji i agresywnie podwyższamy cenę w celu optymalizacji zysku.
Zaletą wprowadzenia wielu scenariuszy do programu jest możliwość jego elastycznej reakcji na różne sytuacje rynkowe. System zmieni strategię cenową w momencie przekroczenia 50%, niezależnie, czy nastąp to w środku nocy, w weekend, czy podczas urlopu revenue managera. Unikamy też wygenerowania straty, kiedy mikrozmiany wprowadzone przez program, czyli drobne, ale regularne podwyższanie publikowanej ceny o np. 10 zł znacząco zwiększają przychód w skali roku.
W przygotowaniu scenariuszy warto uwzględnić jak największą szczegółowość w sezonowości obiektu, ale także rozważyć, w jaki sposób sprzedają się typy dni w różnych sezonach. Poniedziałek w trakcie ferii czy wakacji nie jest tym samym. Kolejnym krokiem jest rozważenie sposobu doboru compsetu. Najbardziej popularnym aspektem jest lokalizacja. Możemy tez posługiwać się innymi kluczami, którymi mogą być waga naszej konkurencji, segmentacja obiektu, zakres usług i atrakcyjność dla grupy docelowej.
Mając już ustalony dynamiczny zestaw konkurencji, pozwólmy technologii wykonać pracę za nas. W przypadku wykorzystania rate shoppera uzyskamy bogatą bazę danych. Raporty otrzymamy regularnie, co pozwali nam zbudować trendy, zweryfikować wiele ofert w różnych konfiguracjach, z różnym oknem rezerwacji. Programy bardziej zaawansowane, jak proRMS od Qualpro, nie tylko przeanalizują sytuację na rynku. ale także zestawią ją z obłożeniem w hotelu i zarekomendują cenę oraz restrykcję.
Strategia sprzedażowa
Zasadnicze pytanie w ustaleniu strategii sprzedażowej brzmi: czy opieramy się na budowaniu obłożenia, czy raczej skupiamy się na polityce podwyższania ceny? Jeśli jesteśmy w niskim sezonie, naturalne wydaje się działanie w strategii obłożenia, gdyż zależy nam głównie na utrzymaniu płynności finansowej. Sezon wysoki i związany z nim popyt, sugeruje pracę z optymalizacją ceny. W obydwu scenariuszach powinno się już jednak pojawić pytanie o koszty. Każda nasza decyzja w zakresie sprzedaży powinna być skorelowana z przynależnymi kosztami. Wysokie obłożenie to większa ilość personelu lub nadgodzin, większe nakłady prania i sprzątania.
Efektywna kontrola kosztów to nic innego jak uporządkowanie danych i bieżące raportowanie. Rozproszone informacje, czyli koszty, które nie są przypisane do właściwego departamentu, a występują razem jako np. 'kuchnia zakupy’, mają małą wartość, są dla nas bezwartościowe. Badając rentowność działu, chcemy ustalić dokładnie przychody i koszty, które dotyczą tego samego centrum. Rozdzielenie zakupów kuchni na żywność i napoje da nam klarowną odpowiedź, jaki generujemy food cost czy beverage cost, co w kolejnym etapie pozwoli nam zlokalizować problemy w konkretnych obszarach. Uporządkowanie planu kont to najważniejszy krok w pracy z kosztami, który przyniesie nam już 3/4 sukcesu w zarządzaniu wydatkami.
Mając prawidłową strukturę planu kont, możemy w pełni wykorzystać technologię do uzyskania informacji zarządczej. Przez zautomatyzowane połączenie z systemem hotelowym oraz księgowym, otrzymujemy cyklicznie, w ciągu miesiąca, dane o przychodach i kosztach. Unikamy w ten sposób marnowania czasu, angażowania działu księgowego oraz manualnego porównywania raportów.
Analiza biznesowa
Analiza biznesowa to temat, który jawi się jako bardzo skomplikowany proces z dziedziny controlligu. Nic bardziej mylnego. Mając uporządkowany plan kont, porównujemy dane według jednego schematu. Omówmy to na prostym przykładzie. Koszt śniadań w hotelu wyniósł 50 tys. zł, a przychód z tego tytułu to 15 tys. zł. Wygenerowaliśmy stratę zamiast zysku. Pytania, jakie się nasuwają: czy został zarejestrowany przychód ze śniadań, czy przychód trafił do działu gastronomii, czy może został przypisany do departamentu pokoi? Podobnie analizujemy koszty. Jest to wiedza w zasięgu każdego hotelarza zderzającego się z codziennymi problemami obiektu.
Za późna aktualizacja danych, wyniki dwa tygodnie po zamknięciu miesiąca – to czas jest dominującym czynnikiem w podejmowaniu decyzji. Tylko przy wykorzystaniu technologii jesteśmy w stanie analizować koszty na bieżąco i zarządzać wynikiem biznesowym. Programy umożliwiają nam codzienną analizę, potrafią wskazać nam, jak wygląda balans kosztów i przychodów oraz jakie działania należy podjąć w utrzymaniu rentowności obiektu.
Jak wdrożyć zarządzanie kosztami, by usprawnić kontrolę nad zyskiem?
Najważniejszym i podstawowym działaniem jest uporządkowanie planu kont. W praktyce, dokonując zakupu chemii u jednego dostawcy, upewnijmy się, że każdy dział jest rozliczany z produktów, które faktycznie wykorzystuje. Rozdzielenie kosztów powoduje, że wskazujemy osoby odpowiedzialne za zużycie produktu, a tym samym rozliczanie staje się czytelne i łatwo wskazał miejsce, gdzie jest potencjał na ograniczenie wydatków.
Następne kroki to zebranie informacji z różnych źródeł danych. System optiGOP od Qualpro agreguje dane z wielu programów (niezintegrowane systemy kadrowe, SPA, POS, parking), które zazwyczaj musimy zbierać manualnie z kilku raportów. Zwróćmy też uwagę na zalety elastycznie konstruowanych wskaźników jako systemu alertowania. Warto sprawdzać, jak układa się prowizja u pośredników na przestrzeni miesięcy, czy nagła zmiana z 8% na 20% jest niepokojąca, czy jest efektem strategii. Wzrost food tost z poziomu 30% na 45% – czy jest to efekt przyjęcia niskobudżetowej grupy, czy nieprawidłowa gospodarka magazynowa, a może straty lub źle wprowadzone przesunięcia magazynowe.
Uporządkowana struktura danych pozwala dokładnie porównać aktualny wynik do założeń budżetowych, ale też chroni nas przed podejmowaniem pochopnych decyzji biznesowych. Jeśli mamy problemy z rentownością, często redukujemy personel by ograniczyć koszt. Dzięki technologii widzimy dokładnie, w jakim miejscu są konieczne oszczędności, jaki dział utracił zdolność do generowana zysku i dlaczego. Unikamy przez to błędu „cięcia na oślep” i osłabiania sprawnie działających departamentów.
Zamykając relację koszty vs. przychody, przechodzimy do weryfikacji pozycji naszego hotelu względem rynku. Zbudowanie zysku to pierwszy etap, drugim jest zestawienie, jak obiekt radzi sobie na tle konkurencji. Dzięki rozwiązaniom typu benchWAVE nie tylko widzimy, jak historycznie układała się nasza sprzedaż w stosunku do konkurencji, ale także możemy zbadać trendy i zweryfikować, jak wyglądają przyszłe okresy.
Moja majówka rezerwuje się dosyć słabo, ale compset widzę, że ma już 70% obłożenia. Weryfikuję strategię sprzedaży, wykorzystując dane z rynku.
Reasumując, efektywne zarządzanie kosztami i przychodami w hotelu zapewnia stabilność finansową i rozwój. Benchmarking pozwala zidentyfikować obszary do poprawy, opracować strategię optymalizacji kosztów i zwiększenia przychodów. Analiza konkurencji umożliwia dostosowanie usług do oczekiwań rynku, poprawiając konkurencyjność. Kluczem jest balansowanie efektywności operacyjnej z jakością usług oraz regularne monitorowanie wyników finansowych.
Jak zwiększyć rentowność hotelu?
Zwiększenie rentowności hotelu wymaga jednoczesnej optymalizacji przychodów i kontroli kosztów. Sam wzrost obłożenia nie gwarantuje wyższego zysku, jeśli rosną również koszty operacyjne. Kluczowe znaczenie ma analiza danych, odpowiednia polityka cenowa oraz bieżące monitorowanie wyników finansowych.
Na czym polega zarządzanie kosztami w hotelu?
Zarządzanie kosztami polega na monitorowaniu wydatków poszczególnych działów hotelu, analizie ich rentowności oraz szybkim wykrywaniu nieprawidłowości. Nowoczesne systemy controllingowe automatyzują ten proces, dzięki czemu menedżerowie mogą podejmować decyzje w oparciu o aktualne dane.
Czym jest benchmarking hotelowy?
Benchmarking hotelowy to porównywanie wyników hotelu z konkurencją lub grupą porównawczą (compsetem). Dzięki temu można ocenić swoją pozycję na rynku, zidentyfikować niewykorzystany potencjał sprzedaży oraz lepiej dopasować strategię cenową i biznesową.
Jakie dane warto analizować podczas zarządzania hotelem?
Skuteczne zarządzanie hotelem wymaga analizy zarówno danych sprzedażowych, jak i kosztowych. Warto monitorować m.in. obłożenie, ADR, RevPAR, tempo rezerwacji, koszty pracy, food cost, beverage cost, wyniki poszczególnych działów oraz wskaźniki porównawcze względem konkurencji.
Dlaczego analiza kosztów i przychodów powinna odbywać się jednocześnie?
Przychody i koszty wzajemnie na siebie wpływają. Wysokie obłożenie może zwiększać koszty operacyjne, dlatego ocena jedynie sprzedaży nie daje pełnego obrazu sytuacji finansowej hotelu. Dopiero równoczesna analiza obu obszarów pozwala skutecznie zarządzać rentownością.
Czy małe i niezależne hotele również powinny korzystać z narzędzi analitycznych?
Tak. Obecnie rozwiązania do revenue managementu, controllingu i benchmarkingu są dostępne również dla mniejszych obiektów. Automatyzacja analiz pozwala właścicielom i menedżerom szybciej podejmować decyzje oraz skuteczniej konkurować z większymi hotelami. Treść artykułu podkreśla, że odpowiednie wykorzystanie technologii wspiera zarówno zarządzanie przychodami, kosztami, jak i ocenę pozycji hotelu na tle rynku.
Magdalena Frelkiewicz
New Business DirectorZwiązana z branżą hotelarską od 2002 r. Pracowała jako dyrektor w sieciach Holiday Inn, Qubus, Radisson, Louvre Hotels i Clarion, również za granicą. Ostatnie lata zajmowała stanowisko preopening managera w hotelach resortowych. Od zawsze związana z budżetem i analityką. Regularnie publikuje artykuły branżowe dotyczące zarządzania budżetem w hotelach.
