Wysoki sezon hotelarski, szczególnie w obiektach wypoczynkowych, to okres intensywnego popytu, który przy odpowiednich działaniach może przynieść znaczący wzrost przychodów. W warunkach niestabilności rynkowej oraz rosnącej konkurencji ważne jest, by przygotować się do tych terminów z dużym wyprzedzeniem. Same podwyżki cen nie są wystarczające.
Optymalizacja przychodów wymaga kompleksowego podejścia, obejmującego zarządzanie cenami, segmentami gości, kanałami sprzedaży, restrykcjami oraz przygotowaniem zespołów operacyjnych.
Dostosowanie polityki cenowej do aktualnych warunków rynkowych
Polityka cenowa mająca na celu optymalizację przychodów powinna być planowana w oparciu o realną analizę popytu, a nie jedynie działania konkurencji. W okresach wysokiego popytu warto od razu załadować stawkę wyższą niż standardowa i unikać sprzedaży pierwszych rezerwacji po zbyt niskich cenach, które mogą obniżyć finalny wynik.
W gorących terminach hotel powinien działać strategicznie: przewidywać popyt, reagować dynamicznie i stosować ceny adekwatne do wartości okresu.
Wykorzystanie segmentacji do maksymalizacji rentowności
Segmentacja w hotelu umożliwia identyfikację najbardziej zyskownych grup i świadome ograniczenie tych, które generują niższy przychód, szczególnie w okresach dużego obłożenia. W praktyce oznacza to rezygnację m.in. z niskich cen agencyjnych, ofert specjalnych czy nadmiernie promocyjnych stawek.
Świadome zarządzanie segmentami pozwala uniknąć kanibalizacji cen i efektywnie wykorzystać potencjał terminów o wysokim popycie.
Kontrola kanałów dystrybucji w okresach wysokiego obłożenia
W silnych terminach rekomendowane jest ograniczenie kanałów prowizyjnych (OTA) na rzecz bezpośrednich rezerwacji (direct). Można pozostawić widoczność hotelu w OTA ze względu na efekt billboardu, jednak należy kontrolować stawki, dostępność oraz blokować promocje i programy rabatowe.
Skuteczna kontrola dystrybucji zwiększa udział sprzedaży direct i minimalizuje koszty prowizji, co bezpośrednio wpływa na rentowność.
Stosowanie restrykcji dopasowanych do charakteru terminu
W przypadku kilkudniowych wydarzeń lub weekendów o wysokim popycie zaleca się wprowadzenie minimalnej długości pobytu (minimum stay). W mocnych terminach warto stosować przede wszystkim stawki bezzwrotne (NON-REF), które zmniejszają ryzyko anulacji i utraty dochodu.
Modyfikacja warunków rezerwacji pomaga utrzymać kontrolę nad dostępnością i zapewnia wyższą stabilność przychodów.
Przygotowanie zespołu rezerwacji i obsługi w okresach zwiększonego ruchu
Wzmożony ruch rezerwacyjny wymaga odpowiedniego przygotowania personelu, szczególnie w obszarze obsługi telefonicznej, która jest jednym z najtańszych kanałów pozyskiwania rezerwacji. Należy zadbać zarówno o liczebność zespołu, jak i jego umiejętności negocjacyjne oraz znajomość polityki cenowej.
Zespół, który potrafi efektywnie obsłużyć zapytania rezerwacyjne, znacząco wpływa na konwersję i poziom przychodów. Spersonalizowane podejście do gościa na jakie pozwala bezpośredni kontakt z kompetentnym pracownikiem hotelu może zwiększyć przychody poprzez up-selling i cross-selling przy jednoczesnym ograniczeniu kosztów prowizyjnych.
Zapewnienie spójnej komunikacji wewnętrznej
W okresie sprzedaży strategicznych terminów wszystkie działy hotelu powinny znać wytyczne dotyczące akceptowanych segmentów, dostępnych stawek, minimalnych długości pobytu, przyjmowania voucherów czy rezerwacji typu complimentary. Jasne instrukcje pozwalają uniknąć nieświadomych błędów operacyjnych.
Skuteczna komunikacja wewnątrz hotelu wspiera realizację strategii revenue managementu i chroni przychody.
Analiza wyników po terminach wysokiego popytu
Po każdym strategicznym terminie należy przeprowadzić szczegółową analizę danych (segmentacja, ADR, długość pobytu, poziom anulacji) oraz porównać je z analogicznymi okresami z przeszłości. Identyfikacja czynników, które wpłynęły na wynik, pozwala na wyciągnięcie wniosków i usprawnienie działań przy kolejnych terminach.
Regularna analiza post factum buduje przewagę wiedzy i zwiększa skuteczność przyszłych strategii.
Zastosowanie narzędzi RMS w procesie optymalizacji
Nowoczesne systemy wspierające Revenue Management, takie jak proRMS, wykorzystują dane historyczne, monitoring rynku, prognozy popytu i analizę reputacji do generowania rekomendacji cenowych. Dzięki uczeniu maszynowemu system może automatycznie dostosowywać strategię sprzedaży dla poszczególnych grup cenowych. Optymalizacja przychodów bazuje na współpracy z odpowiednimi narzędziami.
Wdrożenie narzędzi RMS znacząco zwiększa precyzję działania i pomaga unikać błędów wynikających z subiektywnych decyzji.
Wykorzystanie systemu proRMS do zwiększenia przychodów
W warunkach dynamicznego rynku skuteczność decyzji revenue managera zależy od dostępu do aktualnych danych, szybkości reakcji i zdolności do przewidywania zachowań popytu. System proRMS wspiera ten proces, automatyzując analizę danych oraz dostarczając rekomendacji cenowych opartych na rzeczywistym aktualnie potencjale rynku. Dzięki temu hotel może podejmować decyzje precyzyjniej, szybciej i w sposób bardziej spójny ze strategią przychodową.
proRMS analizuje m.in.:
- dane historyczne i trendy rezerwacyjne,
- prognozy popytu i wpływ czynników zewnętrznych (np. sezonowość, wydarzenia),
- zachowania i poziom cen konkurencji,
- zachowanie segmentów.
System wykorzystuje algorytmy predykcyjne do przedstawiania rekomendacji dotyczących cen, restrykcji i dostępności segmentów. Użytkownik może wdrożyć rekomendacje jednym kliknięciem, a po zdobyciu zaufania do systemu uruchomić tryb automatycznego zarządzania.
Wdrożenie systemu proRMS to krok w stronę nowoczesnego, zautomatyzowanego zarządzania przychodem, który pozwala hotelom sprawniej reagować na zmiany rynkowe i w pełni wykorzystywać potencjał biznesowy, zarówno w mocnych terminach, jak i w okresach niskiego popytu.
Podsumowanie
Optymalizacja przychodów w mocnych terminach to proces wymagający przygotowania, analitycznego podejścia i pełnej koordynacji działań operacyjnych. Skuteczne zarządzanie cenami, segmentami, kanałami sprzedaży, restrykcjami oraz zespołem pozwala maksymalizować zyski i świadomie kształtować strategię przychodową.
Hotele, które łączą dane historyczne z analizą bieżącego popytu i wykorzystują narzędzia RMS, są w stanie nie tylko w pełni wykorzystać potencjał silnych terminów, ale także budować przewagę konkurencyjną na dynamicznie zmieniającym się rynku.
Kiedy należy rozpocząć działania związane z optymalizacją popularnych terminów?
Proces powinien rozpocząć się z dużym wyprzedzeniem, najlepiej 3–6 miesięcy przed wystąpieniem terminu. Największe błędy popełnia się, gdy strategie wdrażane są dopiero po pojawieniu się wzmożonego popytu.
Jakie działania są kluczowe dla ochrony wysokich terminów?
Najważniejsze są: odpowiednie ustawienie cen wywoławczych, ograniczenie niskomarżowych segmentów, kontrola kanałów sprzedaży, stosowanie restrykcji długości pobytu, monitorowanie konkurencji oraz odpowiednie przygotowanie działu rezerwacji.
Jak ograniczyć niechciane segmenty w okresie mocnego popytu?
W silnych terminach należy unikać segmentów o niskiej rentowności, takich jak: stawki promocyjne, wysokoprowizyjne OTA, niskie ceny korporacyjne czy oferty rabatowe. Wysokie terminy powinny być przeznaczone dla segmentów o najwyższym potencjale przychodowym.
Czy warto całkowicie zamykać kanały OTA?
Nie zawsze. Zamiast pełnego zamknięcia, warto kontrolować dostępność pokoi, podnosić ceny na OTA oraz ograniczać programy rabatowe. Na najważniejsze terminy najlepszym rozwiązaniem są sprzedaż bezpośrednia i restrykcje minimum stay.
Jak przygotować dział rezerwacji do obsługi popularnych terminów?
Zespół powinien otrzymać jasne instrukcje dotyczące polityki cenowej, zakresu negocjacji oraz segmentów akceptowanych w danym okresie. Warto także zaplanować zwiększoną obsadę telefoniczną, ponieważ przy ograniczeniu OTA wzrasta natężenie zapytań bezpośrednich.
Jak ocenić skuteczność strategii po zakończeniu terminu?
Należy przeanalizować wynik w podziale na segmenty, kanały, długość pobytu i ADR. Jeżeli przyjęto rezerwacje poniżej potencjału lub przez niepożądane kanały, warto przeprowadzić analizę przyczyn oraz wprowadzić korekty na przyszłość.
Michał Forysiak
CEOOd 15 lat związany ściśle z szeroko pojętą analityką w hotelarstwie, łącząc ją cały czas z obowiązkami operacyjnymi. Dzięki temu oprócz optymalizacji przychodowej skutecznie optymalizował koszty. Nagrodzony przez środowisko branżowe tytułem Revenue Managera Roku 2016 przyznanym przez organizację Horwath i czasopismo „Hotelarz”.
